Has enviado 150 invitaciones y el catering te pide un número. La pregunta del millón: ¿cuántos van a venir de verdad? Reservar para 150 cuando vienen 120 son 30 cubiertos pagados y sillas vacías; reservar para 120 cuando vienen 145 es un problema mucho peor la semana antes.

No hay una cifra fiable que valga para todas las bodas, y la tuya no sale de un porcentaje: se estima grupo a grupo, con tu lista delante, y se corrige con las respuestas reales. El método va aquí.

La respuesta corta

Estima por grupos, no en bloque

Coge tu lista de invitados y ordénala en grupos, de más a menos probable. No les pongas un porcentaje: recorre los nombres y apunta, para cada grupo, cuántos vienen casi seguro y cuántos tienen motivos para fallar.

  • Familia directa y núcleo duro (padres, hermanos, abuelos, amigos íntimos): vienen salvo catástrofe. Cuéntalos casi al completo.
  • Familia extensa y amigos de la misma ciudad: vienen casi todos. Aquí fallan los de siempre, y tú ya sabes quiénes son.
  • Invitados que tienen que viajar (otra provincia, otro país, avión de por medio): cuanto más lejos y más caro, más fallan. Repásalos uno a uno.
  • Compañeros de trabajo y círculo amplio: es el grupo que más falla y el que más tarda en contestar. Cuenta solo con los que de verdad esperas.
  • Familias con niños pequeños: réstales algo dentro de su grupo. Un fin de semana fuera con dos críos se cae con facilidad.

Suma lo que has apuntado en cada grupo y tendrás un número mucho más honesto que multiplicar el total por una cifra sacada de internet.

Un ejemplo con nombres

150 invitados repartidos así:

  • 40 de núcleo duro: vienen todos salvo la abuela que ya no viaja → 39
  • 55 de familia y amigos locales: descuentas a los tres que ya te han avisado y a un par de dudosos → 50
  • 30 que viajan: ocho viven fuera de España y cuatro tienen un bebé → cuenta 20
  • 25 de trabajo y círculo amplio: te alegrarás si vienen 15

Total estimado: 124 personas. Lo útil no es el número final: es que ahora sabes de dónde sale cada plaza, y si el grupo de los que viajan responde mejor de lo previsto, sabes exactamente qué ajustar.

Los factores que mueven la aguja

  • La época. Mayo a octubre y puentes: las agendas se llenan un año antes, así que avisar tarde cuesta asistentes.
  • El día. Una boda entre semana pierde asistentes frente a un sábado: hay quien no puede pedir el día libre. Resta algún nombre más en los grupos que trabajan.
  • La distancia y el alojamiento. Si tus invitados tienen que dormir fuera, el coste real de asistir se multiplica. Facilitar alojamiento o bus recupera parte de esa gente.
  • La antelación. Invitación con 3-4 meses y confirmación pedida con 6-8 semanas es la combinación que mejor funciona; el calendario completo está en cuándo enviar las invitaciones.
  • Los niños. Una boda sin niños reduce la asistencia de las familias con hijos pequeños. Es una decisión legítima, pero tiene un coste en asistentes que conviene anticipar.

No confundas «no contesta» con «no viene»

Es el error de cálculo más común. El silencio no es un no: quien no responde al primer mensaje suele ser gente que lo leyó en mal momento, y un recordatorio bien hecho recupera a buena parte.

Cuenta como «no viene» solo a quien te lo ha dicho, y trata el resto como pendiente hasta el final. El guion de los tres toques —recordatorio, último aviso con fecha dura y llamada— está en invitados que no confirman.

La curva de respuestas: cuándo llega cada bloque

Las confirmaciones no llegan repartidas, llegan a golpes. Saberlo evita el pánico de la primera semana:

  • Primeros días: llega un primer bloque grande. Es la gente que lo lee y contesta en el momento.
  • Días 3 al 14: goteo lento. Aquí están los que necesitaban consultar agenda, pareja o vacaciones.
  • Tras el recordatorio: segundo pico. Por eso el recordatorio no es opcional.
  • Última semana antes de la fecha límite: los rezagados y casi todos los «no». Decir que no cuesta más que decir que sí, y por eso llega tarde.

Si tras los primeros días falta buena parte de la lista, no vas mal: el resto suele llegar con el recordatorio. El problema no es ir lento, es no tener recordatorio programado.

Ajusta tu estimación con tus propios datos

A partir del segundo o tercer día ya tienes información mejor que cualquier porcentaje general: la tuya. Con la lista delante, mira grupo por grupo.

  • Si el grupo «trabajo» va mucho más lento de respuestas que «familia», no es que no vengan: es que responden más tarde. Ajusta el recordatorio, no la estimación.
  • Si un grupo entero está contestando que no —los que viajan, por ejemplo— corrige su estimación a la baja ya, y no esperes al final para descubrir que sobran veinte cubiertos.
  • Si te llegan más «sí» de los previstos en un grupo, comprueba antes de celebrarlo que no estás contando acompañantes sin confirmar.

Recalcular la estimación una vez por semana, con cinco minutos y la columna Estado filtrada, vale más que cualquier cifra general.

El agujero de los acompañantes

Es una de las fuentes de descuadre más habituales. «María + 1» son dos cubiertos, pero durante meses figura como una fila. Y ese +1 tiene su propia probabilidad de venir: si es pareja estable, viene con María; si es un acompañante genérico, se cae con facilidad.

Dos reglas que evitan el susto:

  • Cuenta a los acompañantes como plazas desde el principio, aunque no tengan nombre. Un invitado con +1 son dos.
  • Pide el nombre en la confirmación. Además de cerrar el número, te sirve para el seating y para las tarjetas de mesa. Si a las seis semanas el +1 sigue sin nombre, casi siempre acaba no viniendo.

Lo mismo vale para los niños: no son medio cubierto ni una nota al margen. Tienen menú, silla y, si son pequeños, trona.

Cómo cerrar el número con el catering

  1. Dale una estimación pronto (la de este método) y dile claramente que es estimación.
  2. Pregunta hasta cuándo puedes ajustar y en qué dirección. Es habitual que subir sea más fácil que bajar, pero cada catering tiene su plazo: que te lo dé por escrito.
  3. Cierra con confirmados reales, nunca con pendientes optimistas.
  4. Deja un margen de 2-5 plazas, según el tamaño de la boda. Siempre aparece alguien.

Ese margen no es tirar dinero: es lo que evita que la semana antes tengas que rehacer el seating plan entero por dos personas.

Qué hacer con los que confirman y no aparecen

Existen y no son culpa tuya: enfermedades, imprevistos, gente que confirma por compromiso. Se reduce, no se elimina, con dos cosas:

  • Pedir la confirmación cerca (6-8 semanas, no seis meses): a menos distancia, menos margen de que la vida se cruce.
  • Un mensaje de información final la semana de la boda, con horarios y logística. Sirve de recordatorio implícito y hace que quien ya sabe que no puede ir te lo diga a tiempo.

De la estimación al número real

Las estimaciones por grupo sirven hasta que llegan las respuestas. En Kofirma, cada respuesta que entra por WhatsApp actualiza el panel al momento —confirmados, pendientes y no asisten, con filtros por grupo—, así que el ajuste semanal de este artículo lo haces sobre datos reales y no sobre tu libreta. Qué incluye cada plan, en precios.

Estimar bien no es adivinar: es repartir tu lista en grupos, aplicar a cada uno lo que sabes de esa gente y tratar el silencio como lo que es, un pendiente. Con eso llegas al día del catering con un número en el que puedes confiar.