De todos los datos que hay que pedir a los invitados, las alergias son el único donde equivocarse tiene consecuencias que no son estéticas. Y es, casualmente, el que peor se pregunta: una casilla suelta al final del formulario, un «avisadme si tenéis alguna intolerancia» en el grupo de WhatsApp, y a correr.

El resultado lo conoce cualquier catering: llegan tres respuestas de cuarenta invitados, y el día de la boda aparecen ocho personas que no pueden comer lo que hay en el plato.

Por qué la casilla no funciona

«¿Tienes alguna alergia?» con un sí/no delante se deja casos fuera. Motivos, todos reales:

  • Quien es celíaco de toda la vida no se considera «alérgico» y marca no.
  • Quien es intolerante a la lactosa cree que no merece la pena mencionarlo.
  • Quien es vegetariano no sabe si eso va en esa pregunta o en otra.
  • Quien tiene una alergia leve no quiere dar la lata.
  • Y quien responde por su acompañante casi nunca sabe lo suyo.

La pregunta que sí funciona es abierta y da permiso: deja claro que preguntas a todo el mundo y que es normal responder.

Cómo preguntarlo

Tres cosas que hace bien ese mensaje: nombra ejemplos concretos (la gente responde a lo que reconoce), dice explícitamente que se pregunta a todos, y explica para qué sirve el dato.

Y si el invitado trae acompañante, hay que preguntarlo por persona, no por invitación. «María +1» son dos menús y dos posibles alergias.

Los cuatro grupos que hay que distinguir

Al catering no le da igual: cada grupo tiene un coste y una preparación distintos.

  • Alergia. Reacción inmunológica, y puede ser grave. En cocina significa plato aparte, sin trazas y sin contacto cruzado con el resto del servicio.
  • Intolerancia. Mala digestión, no reacción grave. Suele resolverse sustituyendo un ingrediente.
  • Dieta. Vegetariano, vegano, halal, kosher. Es un menú alternativo completo, y hay que pedirlo con nombre y apellidos.
  • Preferencia. «No me gusta el pescado». Se atiende si se puede, sin garantías, y nunca al mismo nivel que las tres anteriores.

Mezclarlos en una sola columna es el motivo de que el catering acabe preguntando de nuevo. Cuando lleves la lista de invitados, reserva una columna para esto: de las nueve que conviene tener, esta es la que se pasa literalmente al catering.

Las alergias graves se tratan aparte

Hay una diferencia entre «soy intolerante a la lactosa» y «tengo alergia grave a los frutos secos». La segunda no es un cambio de plato: es una conversación con el catering sobre trazas, aceites compartidos, utensilios y postres.

Qué hacer cuando aparece una:

  1. Pregunta al invitado hasta dónde llega: si tolera trazas, si el problema es el contacto, si lleva medicación.
  2. Habla con el catering por teléfono, no por email con una lista. Que sepan que hay un caso grave y quién es.
  3. Confirma que ese plato sale identificado desde cocina, con el nombre y el número de mesa.
  4. Díselo al camarero de esa mesa el día de la boda. Es el último eslabón y el que más falla.

No es exagerar: es la diferencia entre un plato distinto y una urgencia en mitad del banquete.

Cuándo preguntarlo

Con la confirmación de asistencia, no después. Es el momento en que el invitado ya está pensando en tu boda y responde; si vuelves a escribirle dos meses más tarde para preguntar por el menú, la tasa de respuesta se hunde.

El calendario que funciona:

  • Con la petición de confirmación (6-8 semanas antes): asistencia + alergias en el mismo mensaje.
  • Dos semanas después: recordatorio a quien no ha contestado. Cómo hacerlo, en invitados que no confirman.
  • A 3 semanas de la boda: cierras la lista y la mandas al catering.
  • Los últimos días: solo cambios, y por teléfono.

El calendario completo, del save the date al mensaje de la última semana, está en cuándo enviar las invitaciones.

Cómo se lo pasas al catering

En una tabla, no en un mensaje. Y con estas cuatro columnas:

  1. Nombre y apellido del invitado.
  2. Número de mesa.
  3. Tipo: alergia / intolerancia / dieta.
  4. Detalle literal, tal como lo dijo el invitado.

Ese cuarto punto importa más de lo que parece. «Alergia al marisco» y «alergia al marisco, también al caldo de pescado» son dos platos distintos, y el resumen que hagas tú se pierde por el camino. Copia lo que te dijeron.

Si llevas la lista en Google Sheets, filtra por esa columna y exporta solo las filas con contenido: es exactamente el documento que el catering necesita.

Cuántos menús especiales vas a tener

Antes de tener las respuestas, la única estimación fiable es la que te dé tu propio catering: ellos sirven decenas de bodas al año y saben qué proporción de menús especiales sale en las suyas. Pregúntaselo en la primera reunión y presupuesta con ese número, no con uno de internet.

Lo que no funciona es asumir que serán dos o tres. Casi siempre son más, porque a las alergias hay que sumarles intolerancias y dietas, y esas tres cosas juntas aparecen en más mesas de las que uno cuenta de memoria.

Lo que sí conviene preguntar pronto: cuánto cuesta cada menú especial y hasta qué fecha admiten cambios. Ese plazo es el que de verdad marca cuándo tienes que cerrar la lista, y casi nunca coincide con el que tú tenías en la cabeza.

Los niños son un caso aparte

El menú infantil suele darse por hecho —macarrones, nuggets, helado— y ahí también hay alergias, además de tramos de edad muy distintos. Un bebé de un año no come menú; un chaval de trece ya come de adulto y no quiere el infantil.

Pregunta por cada niño: edad y alergias. Si aún estáis decidiendo si vienen o no, la conversación previa está en invitar a los niños a la boda; y para el recuento de cubiertos, en cómo contar los invitados.

Los tres fallos que se repiten

  • Preguntar solo a quien crees que lo necesita. Las alergias no se ven.
  • Anotar «alergias: sí» sin decir a qué. Vale exactamente igual que no anotar nada.
  • No decírselo al camarero. El dato llega a cocina, el plato sale bien, y se sirve en la mesa equivocada porque en el salón nadie sabía quién era.

Ese último es el más frecuente y el más fácil de evitar: una hoja con nombre, mesa y plato especial, en mano del maître.

Del mensaje a la tabla del catering

Kofirma pregunta las alergias con la confirmación, persona a persona —también a cada acompañante—, y guarda la respuesta literal junto al dato interpretado. Cuando montas las mesas, las alergias se ven en la mesa de cada invitado, y el dossier para el catering sale de ahí, en CSV o listo para imprimir.

Cómo se hace ese reparto, en cómo hacer el seating plan.

Las alergias no se resuelven con una casilla: se resuelven preguntando a todo el mundo, distinguiendo lo que es cada cosa y pasando el dato por escrito y a tiempo. Lo demás lo hace el catering.