Parece la operación más simple de toda la boda —contar cuánta gente viene— y es donde se cuela el descuadre que luego pagas por cubierto. El motivo es que hay tres números distintos y casi todo el mundo los mezcla.

Los tres números que no son el mismo

  • Invitados: a cuánta gente le has enviado invitación. Es el número grande, el del papel.
  • Confirmados: quién ha dicho que sí. Es el número real, y siempre es menor.
  • Cubiertos: lo que factura el catering. No coincide con los confirmados, y ahí está la trampa.

Cuando alguien te pregunta «¿cuántos sois?», casi siempre quiere saber el tercero.

Cómo se cuenta cada persona

  • Adulto: un cubierto. Fácil.
  • Acompañante (+1): un cubierto más, aunque no tenga nombre todavía. Es el olvido más habitual: «María +1» es una fila en tu hoja y dos personas en el salón.
  • Niños: cubierto de menú infantil, más barato pero cubierto. Apunta la edad, porque un bebé de meses no come menú y un chaval de 13 ya come de adulto. Si aún no habéis decidido si vienen, la decisión está desarrollada en ¿se invita a los niños a la boda?.
  • Bebés en brazos: normalmente no cuentan como cubierto, pero sí ocupan sitio y pueden necesitar trona. Confírmalo con tu catering, que cada uno lo trata distinto.
  • Vosotros dos: se olvidan más de lo que parece. Sois dos cubiertos.

La gente que come y no está en tu lista

Este es el bloque que descuadra presupuestos enteros, porque no son invitados pero comen:

  • Fotógrafo y vídeo (a menudo dos personas).
  • Grupo de música o DJ, con sus técnicos.
  • Wedding planner, si tienes.
  • Conductores de autobús, si el trayecto es largo.
  • Oficiante, en algunas ceremonias.

Suelen facturarse como menú de proveedor, más barato que el de invitado, pero hay que pedirlo expresamente. Pregunta a cada proveedor cuántas personas vienen y si necesitan comida: no todos lo dicen si no preguntas, y aparecer con tres bocas extra el día de la boda es una factura sorpresa.

La fórmula, en orden

  1. Cuenta confirmados adultos (incluidos acompañantes con nombre o sin él).
  2. Suma los niños, separados por tramo de edad.
  3. Sumaos vosotros dos.
  4. Suma los menús de proveedor, aparte y a su precio.
  5. Añade un margen de 2 a 5 plazas según el tamaño.

Los cuatro primeros son lo que pagas. El quinto es lo que evita el infarto de la última semana.

Un ejemplo con 100 invitados

Has invitado a 100 personas y, al cerrar las confirmaciones, la lista dice esto:

  • 80 adultos confirmados, contando a los 6 acompañantes.
  • 7 niños: un bebé de diez meses, cuatro de entre 4 y 11 años y dos de 14.
  • Vosotros dos.
  • Proveedores que comen: fotógrafo y vídeo (2), DJ y su técnico (2) y la wedding planner (1).

Y así se convierte en lo que le pides al catering:

  1. Menús de adulto: 84. Los 80 adultos, vosotros dos y los dos de 14 años, que ya comen de adulto.
  2. Menús infantiles: 4. Los de 4 a 11 años.
  3. El bebé: ningún menú, pero una trona y su sitio en la mesa.
  4. Menús de proveedor: 5, aparte y a su precio.
  5. Margen: 3 plazas, para el acompañante que aparece o el cambio de última hora.

Cien invitaciones se han convertido en 88 menús de invitado, 5 de proveedor y 3 de margen, y en sitio en mesa para 89 personas, trona incluida. Ninguno de esos números es «100», y ninguno es el número de filas de tu lista.

Con los proveedores, una precaución más: pregúntales por escrito cuántas personas vienen y si comen a la vez que los invitados o antes. Es una línea en el contrato y te ahorra la factura sorpresa.

Errores que se repiten

  • Contar invitaciones en vez de personas. «Los García» pueden ser dos o cinco. Una fila por persona, siempre.
  • Contar los pendientes como sí. Un «en principio sí» no es un confirmado; cómo se gestiona está en invitados que no confirman.
  • Olvidar a los proveedores hasta que el catering pregunta.
  • No apuntar la edad de los niños, y descubrir tarde que necesitas cuatro tronas.

Si llevas la lista con las columnas correctas, estos cuatro se evitan solos: filtras por estado, sumas por tipo y el número sale sin pensar.

Para saber cuánta gente confirmará de verdad antes de tener las respuestas, tienes el método en cuántos invitados confirman.

El número, sin sumar a mano

Con Kofirma, cada respuesta por WhatsApp actualiza el panel: confirmados, acompañantes con su nombre y niños con su edad, cada cosa en su sitio. Los proveedores no aparecen ahí —no son invitados—, así que esa línea de la fórmula sigue siendo tuya.

Contar bien no es cuestión de matemáticas: es cuestión de decidir qué estás contando. Confirmados, cubiertos y proveedores son tres columnas distintas, y el catering factura la suma.