Estás cuadrando el salón con el catering y aparece la pregunta que decide media boda: ¿cuánta gente cabe en cada mesa? De la respuesta salen el número de mesas, el precio del alquiler, la distribución del espacio y, en buena medida, si tus invitados van a estar cómodos o comiendo con los codos pegados.

La respuesta corta

¿Y si pongo uno más en cada mesa?

Es la tentación clásica cuando te faltan dos plazas: meter 11 donde caben 10 y ahorrarte una mesa entera. Los números lo permiten; la experiencia, no tanto:

  • Bajas de unos 56 a 51 cm por persona. Suena poco, pero es la diferencia entre cortar la carne con holgura y darle al vecino.
  • El centro de mesa deja de caber sin invadir los platos.
  • El servicio pierde hueco para servir por la izquierda y la comida llega más lenta.

Si te faltan plazas, casi siempre sale mejor repasar la lista que apretar el salón. Y si la mesa que sobra es de dos o tres personas, muchas veces se resuelve moviendo un grupo entero, no repartiendo sueltos.

Redonda, imperial o cóctel: no cabe lo mismo

  • Redonda: la que mejor conversa (todos se ven las caras) y la que rinde el cálculo de arriba.
  • Imperial (rectangular larga): calcula algo más de sitio por comensal que en la redonda, unos 70 cm en los lados largos, más las cabeceras. Es más elegante y ocupa mejor los salones alargados, pero cada invitado solo conversa con cuatro personas.
  • Cóctel de pie: aquí no cuentas sillas, cuentas metros cuadrados. Pide a la finca la capacidad en cóctel de cada espacio, con las mesas altas puestas: es un dato que tienen y que cambia mucho de un salón a otro.

Cuántas mesas necesitas (el cálculo completo)

  1. Parte de los confirmados, nunca de los invitados. Si aún no has cerrado confirmaciones, tienes cómo estimarlo en cuántos invitados confirman de verdad.
  2. Resta a quien no se sienta en mesa de invitados: los novios y la mesa presidencial si la hay, los proveedores que comen aparte y los niños si montáis mesa infantil. Cómo separar cada grupo, en cómo contar los invitados.
  3. Divide entre la capacidad estándar de tu mesa (la de arriba), no la apretada, y redondea hacia arriba: media mesa no existe.
  4. Suma una mesa de margen: siempre aparecen dos plazas de última hora.

Con 100 confirmados y mesas de 180 cm: 100 ÷ 10 = 10 mesas, más una de margen: 11. Con mesas de 150 cm: 100 ÷ 8 = 12,5 → 13, más una de margen: 14. Esa diferencia —tres mesas de alquiler, mantelería y centro— es exactamente por qué conviene decidir el diámetro antes de firmar nada.

De un vistazo: de 80 a 150 confirmados

Con la capacidad estándar de cada diámetro (8, 10 y 11 personas) y redondeando hacia arriba:

  • 80 confirmados: 10 mesas de 150 cm, 8 de 180 cm u 8 de 200 cm.
  • 100 confirmados: 13 mesas de 150 cm, 10 de 180 cm o 10 de 200 cm.
  • 120 confirmados: 15 mesas de 150 cm, 12 de 180 cm u 11 de 200 cm.
  • 150 confirmados: 19 mesas de 150 cm, 15 de 180 cm o 14 de 200 cm.

Y en todos los casos, una mesa más de margen. Fíjate en que la mesa de 200 cm solo ahorra mesas a partir de unos 120 invitados; por debajo, lo que da es juego para sentar juntos a los grupos grandes.

Los grupos mandan sobre la aritmética

Aquí es donde la cuenta bonita se rompe. Tus invitados no vienen sueltos: vienen en bloques —la familia de él, los del pueblo, los del trabajo— y esos bloques no miden diez.

Si el grupo de amigos de la universidad son catorce, no caben en una mesa de diez y sobran cuatro. Puedes partirlos siete y siete, o meterlos en una mesa de 200 y dejar sitios para gente afín. Lo que no funciona es dejar a cuatro personas descolgadas en una mesa donde no conocen a nadie.

La consecuencia práctica: el número de mesas casi siempre acaba siendo uno o dos más que el que sale de dividir. Cuéntalo desde el principio y no tendrás que renegociar con la finca.

Qué preguntar a la finca antes de decidir

  • Qué diámetros tienen en stock, y cuántas de cada. A veces la respuesta la da el inventario.
  • Cuánto cuesta cada mesa extra: mantel, centro, servicio.
  • Cuántas mesas caben en el salón con la pista de baile montada. Un salón para 120 con la pista puesta no es un salón para 120.
  • Hasta cuándo puedes cambiar el número. Ese plazo es el que de verdad manda.

El error que más cuesta arreglar

Cerrar el número de mesas antes de cerrar las confirmaciones. El catering te pedirá una cifra pronto, y es legítimo darle una estimación; lo que no conviene es tratarla como definitiva y montar el seating plan sobre ella. Cada vez que entra o sale un invitado se mueven varias mesas, no una.

Ten la lista de invitados con el estado de cada persona actualizado y el número saldrá solo cuando toque.

Cuando toque sentar a la gente

En el módulo de mesas de Kofirma creas las mesas con las plazas que admite el diámetro que hayas elegido y sientas a cada invitado con sus acompañantes, sobre la lista de confirmados, que se actualiza sola. Lo que no hace es decidir por ti cuántas mesas necesitas: esa sigue siendo la cuenta de arriba.

Una mesa de más cuesta dinero; una mesa apretada cuesta que tus invitados se acuerden de lo incómoda que fue la cena. Cuando dudes entre las dos, quédate con la holgura.